Oficinas impecables antes del primer café
Una oficina limpia no se nota; una oficina sucia se nota enseguida. Por eso trabajamos cuando su equipo no está: muy temprano por la mañana, para que todo esté listo a su llegada, o por la tarde, cuando el último empleado ha apagado la pantalla.
El servicio de la mañana tiene la ventaja de la frescura: las cocinas y los aseos están impecables justo cuando más se usan. El de la tarde deja más tiempo y no se cruza con nadie. Lo elegimos con usted según su alarma, sus accesos y la forma en que se usan sus locales durante el día.
Un despacho de cinco personas no necesita el mismo ritmo que una planta de ochenta puestos. Algunos clientes eligen un servicio diario; otros, dos o tres por semana con una limpieza completa el viernes por la tarde, para empezar la semana en unas instalaciones impecables.
El Arenas y el Grand Arénas, a dos pasos del aeropuerto
El distrito de negocios que crece alrededor del aeropuerto y del intercambiador multimodal de Niza reúne edificios de oficinas recientes, a menudo compartidos por varias empresas. Se entra con tarjeta, a veces tras pasar por la recepción del edificio, y cada planta tiene sus propias normas.
Nos coordinamos con el gestor del edificio para los horarios, los ascensores y el cuarto donde guardar el material. Es además la primera zona de Niza en la ruta que llega desde Cannes por la A8: nuestras rondas de la mañana suelen empezar aquí.
En estos edificios, los espacios compartidos cuentan tanto como sus oficinas: office común, sala de reuniones reservable, terraza. Podemos incluirlos si su contrato de arrendamiento o el gestor lo permiten, y el informe distingue lo que se ha hecho dentro de sus oficinas de lo que corresponde a las zonas comunes.
Nice Méridia y la llanura del Var
Más al norte, Nice Méridia se concibió como un tecnopolo urbano, donde conviven oficinas, actividades de investigación, empresas emergentes y viviendas. Los edificios son recientes, con grandes superficies acristaladas, suelos técnicos o de hormigón, terrazas y espacios comunes compartidos.
Algunos locales albergan salas técnicas o laboratorios. Solo entramos si su protocolo lo prevé, y en las condiciones que usted fije: la checklist distingue con claridad lo que hacemos, lo que no tocamos y las zonas reservadas a su equipo.
Los grandes ventanales y los suelos claros de estos edificios lo muestran todo: huellas de dedos, polvo, marcas de sillas. Son los puntos que más fotografiamos en el informe.
El puerto y el centro: despachos, agencias y edificios antiguos
Alrededor del puerto, de la avenue Jean-Médecin, de Masséna o de la Libération, las oficinas ocupan a menudo pisos de edificios antiguos: parqué, molduras, chimeneas, techos altos, ascensores estrechos o solo escaleras. El material se sube a mano y los productos se eligen según la madera o la piedra.
Despachos de abogados y asesorías contables, agencias inmobiliarias, arquitectos, profesiones sanitarias fuera de las zonas de atención: cada profesión tiene sus exigencias, desde la sala de espera que debe estar impecable a las 8:30 hasta los escaparates de agencia que los transeúntes miran todo el día.
El centro impone también sus limitaciones de circulación: aparcamiento escaso, calles peatonales, carga y descarga regulada. Organizamos nuestras rondas para llegar a la hora prevista sin depender de un hueco libre delante de su puerta.
Qué incluye un servicio
Cada centro tiene su checklist, redactada con usted. Esta es la base de la que solemos partir, antes de adaptarla a sus locales y a su frecuencia.
- Puestos de trabajo sin polvo, sin tocar los expedientes ni las pantallas encendidas
- Salas de reuniones ordenadas, mesas y pizarras limpias
- Rincón de café y cocina: encimeras, fregadero, microondas, frigorífico según el ritmo acordado
- Aseos desincrustados y desinfectados, consumibles revisados
- Papeleras vaciadas y reciclaje respetado
- Suelos aspirados o fregados según el revestimiento
- Manillas, interruptores y botones de ascensor desinfectados
- Cristales interiores y mamparas acristaladas accesibles
- Sillas y sillones sin polvo, reposabrazos incluidos
- Electrodomésticos de la cocina limpios por fuera
Discreción, confidencialidad y accesos
En una oficina nos encontramos con contratos, expedientes de clientes y, a veces, pantallas que se han quedado abiertas. La regla es sencilla: no movemos ningún documento, no leemos nada y no tocamos los equipos informáticos más allá de quitarles el polvo por fuera.
Las llaves, las tarjetas y los códigos de alarma se entregan a nuestro equipo y no a terceros, porque no subcontratamos. Cleannproof registra cada llegada y cada salida: sabe en todo momento quién ha entrado en sus instalaciones, y cuándo.
Si su actividad exige normas particulares, una sala de archivos cerrada o un despacho de dirección excluido, las escribimos en la checklist. Así se aplican en cada servicio, sin necesidad de recordarlas.
Un informe que su office manager lee en treinta segundos
Al final del servicio, el informe Cleannproof se envía a la persona que usted elija: office manager, responsable de servicios generales o dirección. Indica la hora de llegada, la hora de salida, cada punto validado y las fotos tomadas in situ.
También figuran las incidencias: una bombilla que cambiar en una sala de reuniones, una fuga bajo el fregadero de la cocina, un stock de papel que baja. Si tiene varios centros entre Cannes y Niza, cada uno conserva su historial, consultable en cualquier momento.
El informe sirve también de relevo: cuando el office manager está de vacaciones, la persona que lo sustituye recibe la misma información y sabe exactamente qué se ha hecho.
Poner en marcha el mantenimiento de sus oficinas
Todo empieza con una visita gratuita de sus locales, durante la cual examinamos las superficies, los revestimientos, los accesos y las limitaciones del edificio. También le preguntamos qué le molesta hoy: ahí suele estar lo esencial de la checklist.
Después recibe la checklist y un presupuesto. Tras el primer servicio, revisamos juntos el informe y ajustamos lo que sea necesario. Para una mudanza, un fin de obra o un seminario, también intervenimos de forma puntual.
Si sus necesidades cambian, un equipo que crece o una planta más, ajustamos la checklist y el presupuesto en lugar de empezar de cero.
Sources: nicecotedazur.org, webissimo.developpement-durable.gouv.fr
