Uffici puliti prima del primo caffè
Un ufficio pulito non si nota, un ufficio sporco si nota subito. Per questo interveniamo quando i vostri team non ci sono: al mattino molto presto, perché tutto sia pronto all'arrivo, oppure la sera, quando l'ultimo collaboratore ha spento lo schermo.
Il passaggio del mattino ha il vantaggio della freschezza: cucine e servizi igienici sono impeccabili nel momento in cui servono di più. Il passaggio serale lascia più tempo e non incrocia nessuno. Scegliamo con voi in base all'allarme, agli accessi e al modo in cui i vostri locali vivono durante la giornata.
Uno studio di cinque persone non ha bisogno dello stesso ritmo di un open space da ottanta postazioni. Alcuni clienti scelgono un passaggio quotidiano, altri due o tre a settimana con una ripresa completa il venerdì sera, per una settimana che comincia in locali impeccabili.
L'Arenas e il Grand Arénas, a due passi dall'aeroporto
Il quartiere d'affari che si sviluppa intorno all'aeroporto e al polo intermodale di Nizza riunisce edifici per uffici recenti, spesso condivisi tra più aziende. Si entra con un badge, a volte dopo un passaggio alla reception dell'edificio, e ogni piano ha le sue regole.
Ci coordiniamo con il gestore dell'edificio per orari, ascensori e locale di deposito dell'attrezzatura. È anche la prima zona di Nizza sulla strada che arriva da Cannes lungo la A8: i nostri giri del mattino cominciano spesso qui.
In questi edifici gli spazi condivisi contano quanto i vostri uffici: cucinetta comune, sala riunioni prenotabile, terrazza. Possiamo includerli se il vostro contratto di locazione o il gestore lo consentono, e il report distingue ciò che è stato fatto nei vostri spazi da ciò che riguarda le parti comuni.
Nice Méridia e la piana del Var
Più a nord, Nice Méridia è stata concepita come una tecnopoli urbana, dove convivono uffici, attività di ricerca, giovani imprese e abitazioni. Gli edifici sono recenti, con grandi superfici vetrate, pavimenti tecnici o in cemento, terrazze e spazi comuni condivisi.
Alcuni locali ospitano ambienti tecnici o laboratori. Vi entriamo solo se il vostro protocollo lo prevede, e alle condizioni che stabilite voi: la checklist distingue chiaramente ciò che facciamo, ciò che non tocchiamo e le zone riservate ai vostri team.
Le grandi vetrate e i pavimenti chiari di questi edifici mostrano tutto: impronte, polvere, segni di sedie. Sono i punti che fotografiamo più spesso nel report.
Il porto e il centro: studi, agenzie e palazzi d'epoca
Intorno al porto, all'avenue Jean-Médecin, a Masséna o alla Libération, gli uffici occupano spesso appartamenti in palazzi d'epoca: parquet, modanature, camini, soffitti alti, ascensori stretti o solo scale. L'attrezzatura si porta a mano, i prodotti si scelgono in base al legno o alla pietra.
Studi legali e di commercialisti, agenzie immobiliari, architetti, professioni sanitarie al di fuori delle aree di cura: ogni professione ha i suoi vincoli, dalla sala d'attesa che deve essere perfetta alle 8:30 alle vetrine d'agenzia che i passanti guardano tutto il giorno.
Il centro impone anche i suoi vincoli di circolazione: parcheggi rari, strade pedonali, consegne regolamentate. Organizziamo i nostri giri per arrivare all'ora prevista senza dipendere da un posto libero davanti alla vostra porta.
Cosa comprende un passaggio
Ogni sede ha la sua checklist, scritta con voi. Ecco la base da cui partiamo più spesso, prima di adattarla ai vostri locali e alla vostra frequenza.
- Postazioni di lavoro spolverate, senza toccare pratiche né schermi accesi
- Sale riunioni riordinate, tavoli e lavagne puliti
- Angolo caffè e cucina: piani di lavoro, lavello, microonde, frigorifero secondo il ritmo concordato
- Servizi igienici disincrostati e disinfettati, materiali di consumo verificati
- Cestini svuotati e raccolta differenziata rispettata
- Pavimenti aspirati o lavati secondo il rivestimento
- Maniglie, interruttori e pulsanti dell'ascensore disinfettati
- Vetri interni e pareti vetrate accessibili
- Sedie e poltrone spolverate, braccioli compresi
- Elettrodomestici della cucina puliti all'esterno
Discrezione, riservatezza e accessi
In un ufficio incrociamo contratti, pratiche di clienti, schermi a volte rimasti aperti. La regola è semplice: non spostiamo alcun documento, non leggiamo nulla, non tocchiamo i computer oltre alla spolveratura esterna.
Chiavi, badge e codici d'allarme sono consegnati al nostro team e non a operatori esterni, dato che non subappaltiamo. Cleannproof registra ogni arrivo e ogni partenza: sapete in qualsiasi momento chi è entrato nei vostri locali, e quando.
Se la vostra attività impone regole particolari, un archivio chiuso o un ufficio di direzione escluso, le scriviamo nella checklist. Si applicano così a ogni passaggio, senza bisogno di ricordarle.
Un report che il vostro office manager legge in trenta secondi
Al termine del passaggio, il report Cleannproof viene inviato alla persona che scegliete: office manager, responsabile dei servizi generali o dirigente. Indica l'ora di arrivo, l'ora di partenza, ogni punto convalidato e le foto scattate sul posto.
Vi figurano anche le anomalie: una lampadina da cambiare in una sala riunioni, una perdita sotto il lavello della cucina, una scorta di carta che cala. Se avete più sedi tra Cannes e Nizza, ognuna conserva il proprio storico, consultabile in qualsiasi momento.
Il report fa anche da passaggio di consegne: quando l'office manager è in ferie, chi lo sostituisce riceve le stesse informazioni e sa esattamente cosa è stato fatto.
Avviare la pulizia dei vostri uffici
Tutto comincia con un sopralluogo gratuito dei vostri locali, durante il quale osserviamo superfici, rivestimenti, accessi e vincoli dell'edificio. Vi chiediamo anche cosa vi infastidisce oggi: spesso è lì che si trova l'essenziale della checklist.
Ricevete poi la checklist e un preventivo. Dopo il primo passaggio, rileggiamo insieme il report e aggiustiamo ciò che serve. Per un trasloco, una fine lavori o un seminario, interveniamo anche in modo occasionale.
Se le vostre esigenze cambiano, un team che cresce o un piano in più, aggiorniamo la checklist e il preventivo invece di ricominciare da capo.
Sources: nicecotedazur.org, webissimo.developpement-durable.gouv.fr
